Co zapisać przed rozpoczęciem wizyty?
Zacznij od aktualnego stanu psa, a nie kopiowania poprzedniej notatki. Zapisz czas od ostatniej pielęgnacji, stan sierści, zauważone kołtuny, kondycję skóry, oczekiwania właściciela i planowany zakres.
Jeśli klient przesłał zdjęcie albo podał ważną informację telefonicznie, przypisz ją do wizyty. Dzięki temu osoba wykonująca usługę nie musi szukać ustaleń w kilku komunikatorach.
Notatki podczas pracy
Nie próbuj opisywać każdego ruchu. Zapisuj odstępstwa od standardu: trudne miejsca, reakcję psa, potrzebę przerw, zmianę narzędzia, użyty kosmetyk specjalistyczny albo odkryte pod sierścią podrażnienie.
Notatka powinna być konkretna i neutralna. Zamiast „pies niegrzeczny” napisz: „przy przednich łapach odsuwał głowę i próbował chwytać maszynkę; pomogła przerwa i praca drugiej osoby”.
Co uzupełnić po zakończeniu usługi?
Zapisz wykonane czynności, faktyczny czas, końcową cenę, zastosowane odstępstwa, zdjęcia przed i po oraz zalecenia przekazane właścicielowi. Dodaj sugerowany termin kolejnej wizyty.
Jeżeli plan zmienił się z powodu stanu sierści lub zachowania, zapisz przyczynę i sposób uzgodnienia zmiany. Ta informacja będzie ważna przy kolejnej rezerwacji i ewentualnym pytaniu klienta.
- data, groomer i rzeczywisty czas trwania
- wykonane usługi oraz użyte kosmetyki
- cena końcowa i powód ewentualnej dopłaty
- zachowanie, trudne etapy i skuteczne rozwiązania
- zdjęcia, zalecenia i termin kolejnej wizyty
Ustal jeden standard notatek dla zespołu
Każdy pracownik może opisywać wizyty inaczej. Ustal kilka obowiązkowych pól i proste określenia, na przykład poziom kołtunów, reakcję na suszarkę i pazury oraz stopień trudności wizyty.
Standaryzacja nie oznacza sztywnego formularza na kilka stron. Chodzi o to, aby kolejna osoba szybko znalazła najważniejsze informacje i potrafiła porównać kilka wizyt.
Jak historia pomaga w kolejnej wycenie?
Faktyczny czas poprzedniej wizyty jest jednym z najlepszych punktów odniesienia. Jeśli podobny zakres regularnie zajmuje dwie godziny zamiast planowanych dziewięćdziesięciu minut, kalendarz i cena powinny to uwzględnić.
Historia pozwala również zauważyć, czy regularniejsze wizyty poprawiają stan sierści i skracają pracę. Zamiast ogólnego zalecenia możesz oprzeć rozmowę z klientem na konkretnych obserwacjach.
Bezpieczeństwo i dostęp do historii
Historia zawiera dane klienta i informacje o jego zwierzęciu, dlatego dostęp powinny mieć tylko upoważnione osoby. Konta pracowników powinny być indywidualne, a dostęp byłych członków zespołu usuwany.
Ustal okres przechowywania, wykonuj kopie zapasowe i unikaj trzymania jedynej wersji dokumentacji w prywatnym telefonie albo papierowym zeszycie, którego nie da się odzyskać po zgubieniu.