Podstawowe dane właściciela
Do umówienia i realizacji wizyty zwykle potrzebne są imię i nazwisko lub imię klienta, numer telefonu, adres e-mail oraz preferowany sposób kontaktu. Jeżeli salon wystawia fakturę, odpowiednie dane można zebrać osobno, gdy klient jej potrzebuje.
Nie warto zbierać danych „na zapas”. Zgodnie z zasadą minimalizacji zakres powinien odpowiadać rzeczywistemu celowi. Klient powinien też otrzymać informację, kto administruje danymi, po co są używane, jak długo będą przechowywane i jakie ma prawa.
Informacje identyfikujące psa
Karta psa powinna pozwalać szybko odróżnić go od innych zwierząt klienta. Przydatne są imię, rasa lub typ, wiek, płeć, waga, umaszczenie oraz zdjęcie profilowe. Numer mikroczipu zazwyczaj nie jest potrzebny do wykonania usługi groomerskiej.
Warto zapisać również preferowaną fryzurę i standardowy zakres wizyty, ale nie jako niezmienną instrukcję. Stan sierści i potrzeby psa mogą się zmieniać.
Zdrowie i zachowanie ważne dla bezpieczeństwa
Pytaj o informacje mające wpływ na pielęgnację: alergie, problemy skórne, choroby przewlekłe, świeże zabiegi, trudności z oddychaniem, padaczkę, ból, ograniczenia ruchowe oraz zalecenia weterynarza. Zapisuj tylko to, co jest istotne dla bezpiecznego wykonania usługi.
Równie ważne są reakcje psa podczas wizyty. Notatka „nie lubi suszarki” jest zbyt ogólna. Lepszy zapis opisuje etap, sygnały stresu, sposób prowadzenia i rozwiązanie, które pomogło.
- wrażliwe miejsca i reakcja na dotyk
- lęk przed suszarką, maszynką lub obcinaniem pazurów
- historia ugryzień lub gwałtownych reakcji
- potrzeba przerw, podparcia albo obecności drugiej osoby
Historia usług, czasu i ceny
Po każdej wizycie zapisz datę, wykonane czynności, użyte kosmetyki, czas pracy, końcową cenę i zalecany termin kolejnej pielęgnacji. Dzięki temu kolejna wycena nie opiera się wyłącznie na pamięci.
Jeżeli cena lub zakres zmieniły się podczas wizyty, warto zapisać powód oraz sposób uzgodnienia zmiany z klientem. Taka notatka pomaga zachować spójność komunikacji w całym zespole.
Zdjęcia przed i po
Zdjęcie przed wizytą dokumentuje stan sierści i może wspierać rozmowę o kołtunach lub konieczności krótszego cięcia. Zdjęcie po pokazuje wykonany efekt i stanowi odniesienie przy następnej wizycie.
Oddziel zgodę na dokumentację wewnętrzną od zgody na publikację w mediach społecznościowych. To, że salon potrzebuje zdjęcia do historii usługi, nie powinno automatycznie oznaczać zgody na wykorzystanie marketingowe.
Kto powinien mieć dostęp do karty?
Dostęp powinny mieć wyłącznie osoby, które potrzebują informacji do obsługi klienta i wykonania wizyty. Wspólne konto, hasło zapisane przy komputerze albo przesyłanie pełnych kart przez prywatne komunikatory zwiększa ryzyko nieuprawnionego dostępu.
Warto ustalić zasady nadawania dostępu, usuwania kont byłych pracowników, wykonywania kopii zapasowych oraz realizacji prośby klienta o dostęp, poprawienie lub usunięcie danych.